音楽系からママ会まで、いろんなイベントを開催してきました。直近は先週末のフリーマーケット。コンパクトな開催規模ながら初回にして行列ができ、メインターゲットのアラサー女性を中心に250名ほどを集客。
今回は、フリマに限らず、イベントを開催するまでのカンタンな5つのステップをシェアします。特殊スキルは必要ありません！
■1：開催2～3か月前から企画する
「5W1H」＝「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」をさすことはご存じの通り。いくら規模間が小さいイベントでも、大型のものでも、このフレームに乗っ取って内容を練り込まないと成功しません。
また、急にイベントの予定を立てても集客できません。最短でも2か月前からは準備し始め、4～5週間前から告知をするスケジュールが効果が高いように感じます。
当日までに1か月ほどの猶予があると、予定の一つとして認識されやすく、1か月間の告知で何度も情報を公開することでイベントへの親和性が増し、イベント参加のプライオリティを高くキープすることができます。
「いつ」
… イベントの開催日時を決定。曜日、時間帯はターゲット別に設定を。
「どこで」
… 場所を設定。特殊性がない限り、駅近や駐車場があるところなど、交通アクセスの良い所が便利。
「誰が」
… どのターゲットに絞るか、性別、年代、ジャンル（社会人や学生、ママなど）を決定。ここがぶれるとイベントイメージが湧かず、集客に失敗する可能性も。
「何を」
… イベントコンテンツを構築。ニーズに合ったものを120％提供できることが望ましい。
「なぜ」
… 開催にあたる大義名分を考える。コンセプトや意味づけ。
「どのように」
… 開催するまでの手順を整とんする。マニュアライズすると混乱しない。
■2：イベント内容を考える
集客の要。どんな内容ならイベントが盛り上がるのか、お客様に満足して頂けるのか候補案を出し、コンテンツを絞り込みます。トークショー、プレゼン、クイズ、オフ会、食事、抽選会… お客様のニーズを汲みながらも、「行きたい！」「楽しそう！」「参加しないと乗り遅れる！」といった”わくわくする”イメージを沸かせることが大切です。
イベントは生ものであり、形のないもの。当日参加して頂けるかスルーされるかは、当日までにいかに「このイベントに行きたい！」イメージを喚起させることができるか、にかかっているからです。
なので、他のイベントにはない個性的なコンテンツ作りは欠かせません。スポンサーが必要な場合はこのタイミングで手配します。
■3：告知する
内容が決まれば告知スタートです。ブログやFacebook、Twitterなどのセルフメディアのほか、イベント専用のサイトやイベント告知サイトでのPRも欠かせません。
必要に応じプレスリリースの発行と露出、フライヤーなどチラシの印刷と配布も同時スタート。
イベントは告知が唯一の集客手段です。取り洩らしのないよう、考え付くところ全てに情報を流します。
イベント告知サイトなど、PRに役立つリンク先は近いうちに公開しますね。
■4：当日の準備を行う
当日必要になる備品は、会場設備によって変動します。追加で什器が必要な場合は、自分で調達しようとせず、ラック1台からリース可能な業者やレンタル会社に相談するのがベスト。
個人的には、主催者は当日何もする事が無い＆役割がない、くらいがベターだと思っています。お客様のアテンドや対応、急な雑用や連絡などで必ずバタバタするため、よくよく、事前に仕込んでおくことをおすすめします。
■5：イベント終了！ 後パブを打つ
無事にイベントを終わらせることができたら、イベントレポートを始めとする後パブ（後発パブリシティ）を打ちます。来場したお客様には思い出の共有として、来場できなかったお客様にはレポートとして、スタッフや関係者には報告として、後パブが必要です。
また、次回以降の開催予定があるなら、今後参加するときの導線としても、念入りな後パブはマストです。イベントに行けなかった人は、行けなかったイベントがどうだったか様子をチェックして、次回、参加するかどうか決めるものです。
基本的にイベント開催までの流れは、このたった5ステップで完結します。やろうと思いついて → 考えて → 告知して → 準備して → レポートを書く。学校の勉強よりカンタン！
各ステップを手抜かりなく練り込むことで、イベントはより成功するでしょう。是非おためしを！
nino sato.
